Grundlage eines effektiven Datenschutzes ist die umfassende Information über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten („Datenverarbeitung“). Für den Fall, dass Sie eine Meldung bei der an die HK2 Comtection GmbH ausgelagerte interne Meldestelle im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes abgeben, möchten wir Sie daher informieren:
- wann bzw. bei welchen Aktionen wir Daten verarbeiten
- welche Daten wir aus welchen Gründen verarbeiten
- wer Daten erhält
- welche Rechte Sie wegen der Datenverarbeitung durch uns haben.
1. Kontaktinformationen
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle der internen Meldestelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
HK2 Comtection GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Karsten U. Bartels, LL.M., und Bernhard Kloos
Hausvogteiplatz 11 A
10117 Berlin
Telefon: +49 30 278900180
Telefax: +49 30 27890010
mail [at] comtection.de
Weitere Angaben zur HK2 Comtection GmbH finden Sie sie hier.
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
2.1. Kategorien personenbezogener Daten
Die Abgabe einer Meldung an unsere interne Meldestelle erfolgt auf freiwilliger Basis und kann auch ohne Angaben personenbezogener Daten verwendet werden. Wenn Sie eine Meldung an unsere interne Meldestelle abgeben, erheben wir folgende Informationen von Ihnen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontaktdaten, sofern Sie diese zur Verfügung stellen,
- die Tatsache, dass Sie eine Meldung über unser Hinweisgebersystem getätigt haben.
Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Ferner haben Sie die Möglichkeit mit Ihrem Hinweis oder hinweisgebenden Ergänzungen Anhänge zu senden. Bitte beachten Sie, dass auch Anhänge personenbezogene Daten enthalten können.
Im Zuge der Sachverhaltsprüfung kann es dazu kommen, dass aufgrund Ihrer Meldung weitere personenbezogene Daten erhoben werden, welche ebenfalls von uns verarbeitet werden können.
2.2. Zweck der Verarbeitung
Der Meldekanal unserer internen Meldestelle ermöglicht Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu strafrechtlichen und/oder ordnungswidrigen Fehlverhalten zu melden. Wir nehmen dabei Ihre Daten entgegen und nutzen diese zur Aufklärung des gemeldeten Verdachtsfalls. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür nutzen wir die von Ihnen uns mitgeteilten Kontaktdaten.
2.3. Empfänger von Daten und vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von unserem Team der internen Meldestelle entgegengenommen. Die Meldestelle prüft den von Ihnen gemeldeten Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung kann es notwendig sein, weitere Personen mit einzubinden. Wir achten dabei stets, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Zur Erfüllung des zuvor genannten Zwecks bzw. entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen übermitteln. Denkbar sind Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte oder Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Ihre Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Ferner erfolgt zum Teil die technische Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Auftragsverarbeiter, die nach Maßgabe von Art. 28 Abs. 3 DSGVO eingebunden sind.
2.4. Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen. Darunter fallen insbesondere Meldungen von strafrechtlich und ordnungswidrig relevanten Sachverhalten gemäß Art. 6 Abs. 1 Bst. c DSGVO in Verbindung mit § 10 und 12 HinSchG.
2.5. Datensicherheit
Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die durch die Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch und Verlust zu schützen.
2.6. Datenlöschung und Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Sachverhaltes notwendig sind.
Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. In der Regel beläuft sich die Aufbewahrungsfrist dabei auf 3 Jahre. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen.
2.7. Erforderlichkeit der Daten
Die Meldung eines Hinweises erfolgt auf freiwilliger Basis. Daher ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ebenfalls freiwillig.
Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, uns stets eine Kontaktmöglichkeit zu hinterlassen sowie so viel Daten wie nötig, die für die Aufklärung des Sachverhaltes erforderlich sind. Bei einer anonymen Hinweisgabe sowie fehlenden oder unvollständigen Informationen kann eine Bearbeitung des Sachverhaltes teils nicht vollumfänglich, erschwert oder gar umgesetzt werden.
2.8. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
2.9. Datenübermittlung in Drittländer
Die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Hinweisgebersystems verarbeiten, werden nicht in Drittländern außerhalb der Europäischen Union übermittelt.
3. Betroffenenrechte
Werden auf Ihre Person bezogene Daten verarbeitet, sind Sie eine betroffene Person im Sinne von Art. 4 Abs. 1 DSGVO. In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte zu. Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktmöglichkeiten wenden.
Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Dies umfasst die in Art. 15 DSGVO dargestellten Pflichtinformationen.
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung falscher sowie die Vervollständigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe eingreift, insbesondere, wenn keine Rechtsgrundlage mehr für die Verarbeitung vorliegt.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 DSGVO genannten Gründe eingreift, insbesondere auf Ihren Wunsch hin statt einer Löschung der Daten.
Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
Sie haben nach den Maßgaben des Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format heraus zu verlangen und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.
Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Stand: April 2024